Introducción
En el Perú, una correcta gestión de las contrataciones públicas es clave para garantizar el buen uso de los recursos del Estado. En este proceso, el SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado) es la herramienta oficial que permite registrar, controlar y transparentar las adquisiciones y contrataciones realizadas por las entidades públicas. Sin embargo, su uso correcto continúa siendo un desafío para muchas instituciones, especialmente en gobiernos locales y unidades ejecutoras con baja capacidad operativa.
1. ¿Qué es el SEACE y por qué es obligatorio?
El SEACE es una plataforma electrónica administrada por el OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado), que permite a las entidades públicas realizar sus procesos de contratación de manera digital, cumpliendo con los principios de publicidad, transparencia y libre competencia establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado (Ley N.º 30225).
Desde el 2017, su uso es obligatorio para todas las entidades que forman parte del Sistema Nacional de Abastecimiento. Esto incluye ministerios, gobiernos regionales y locales, universidades públicas, hospitales, programas sociales, entre otros.
2. Etapas clave del uso del SEACE
A continuación, se describen las principales etapas para utilizar correctamente el SEACE desde la perspectiva de una entidad pública:
a. Acceso y registro institucional
El primer paso es que la entidad tenga un registro activo en el SEACE, el cual se gestiona a través de su área de logística y se valida con el RUC de la institución. El acceso al sistema se realiza mediante usuarios y contraseñas asignadas a los operadores registrados.
En muchas municipalidades del interior del país, este paso suele fallar por falta de personal capacitado o ausencia de claves vigentes, lo que paraliza los procesos de contratación.
b. Planificación y programación
Toda contratación pública debe estar alineada al Plan Anual de Contrataciones (PAC), documento que también debe ser ingresado y publicado en SEACE.
Ejemplo práctico: el Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (MIDIS) registra en SEACE su PAC con los ítems que planea adquirir para el programa Qali Warma. Esto permite que los proveedores conozcan con anticipación qué bienes o servicios se requerirán y cuándo se convocarán.
c. Elaboración y publicación de las bases
Las bases administrativas de cada proceso deben ser elaboradas por el área usuaria y validadas por logística. Luego, deben publicarse en SEACE en cumplimiento con los plazos mínimos establecidos por normativa.
Un error común en muchas entidades es no respetar estos plazos, lo cual genera nulidades, observaciones o postergaciones que afectan la ejecución presupuestal.
d. Registro de postores y recepción de ofertas
SEACE permite el registro de los proveedores participantes y la carga de sus propuestas técnicas y económicas, de manera digital y con trazabilidad. Esta etapa garantiza la transparencia del proceso.
Desde 2020, con la implementación de la Contratación Electrónica Obligatoria, muchos procesos menores a 8 UIT se realizan 100 % en línea a través del Módulo Transaccional del SEACE.
e. Evaluación, adjudicación y firma de contrato
La comisión evaluadora califica las ofertas según los criterios establecidos en las bases. La adjudicación se publica también en el sistema, y el contrato se genera desde allí, firmándose electrónicamente en muchos casos.
En instituciones como ESSALUD o el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, este proceso está altamente automatizado, lo que acelera la firma de contratos y evita retrasos.
3. Buenas prácticas para el uso eficiente del SEACE
- Capacitación continua: es fundamental que el personal de logística, legal y planificación reciba formación constante sobre las actualizaciones del sistema.
- Coordinación interáreas: logística, presupuesto, área usuaria y OPMI deben trabajar de forma sincronizada para evitar errores y duplicidades.
- Control previo y verificación de datos: antes de publicar cualquier información, es importante revisar montos, códigos del catálogo electrónico y cronogramas.
4. Errores comunes que deben evitarse
- Ingresar procesos que no están en el PAC.
- Publicar bases con errores de forma o contenido.
- No registrar al comité evaluador o no publicar sus actas.
- No cargar los contratos en los plazos establecidos.
Estos errores pueden generar observaciones del OSCE, riesgos de nulidad, pérdida de presupuesto y hasta responsabilidades administrativas.
Conclusión
El SEACE no solo es una plataforma tecnológica, sino una herramienta fundamental de transparencia, eficiencia y control en las contrataciones públicas del Perú. Su uso correcto permite a las entidades cumplir sus objetivos, optimizar recursos y generar confianza en la ciudadanía. La capacitación, el cumplimiento normativo y el trabajo articulado son claves para aprovechar todo su potencial.
En un contexto donde el control ciudadano y la fiscalización están en aumento, dominar el uso del SEACE se convierte en una responsabilidad institucional de primer orden.