Si trabajas a diario con documentos de Microsoft Word, sabrás el tiempo que puede llevar crearlos. Después de todo, hay muchas cosas que hay que tener en cuenta para garantizar que el producto final sea claro, esté bien organizado y no contenga errores.
En esta entrada del blog, aprenderás algunos consejos sencillos para crear documentos accesibles y eficientes con Microsoft Word que te permitirán volver al trabajo en poco tiempo. Si trabajas con documentos a diario, sabes lo que puede costar crearlos.
Al fin y al cabo, hay muchas cosas que hay que tener en cuenta para garantizar que el producto final sea claro, esté bien organizado y no contenga errores.
Haz que tu texto sea legible en Microsoft Word
Asegúrate de que tu texto es lo suficientemente grande para que la gente pueda leerlo. Si la gente tiene que acercarse o alejarse para leer lo que has escrito, entonces no has hecho el texto lo suficientemente grande.
Además, asegúrate de que la fuente que utilizas está disponible en el mayor número de impresoras posible. Por ejemplo, tanto los teléfonos Pixel de Apple como los de Google tienen un gran número de modelos de impresoras diferentes. Sin embargo, si estás usando Microsoft Word, entonces tienes acceso a casi todos los modelos de impresoras del mundo.
Haz que tus encabezados y pies de página sean legibles
Los encabezados y pies de página pueden ser útiles para resaltar secciones de tu documento, como tu introducción, tu currículum o tu firma.
Dependiendo de tu documento, puede que quieras resaltar el título o los puntos principales de tu documento. Es importante que tus encabezados y pies de página sean legibles.
Evita el uso de mayúsculas
Las mayúsculas son importantes para los diccionarios y otros materiales de referencia. Sin embargo, no tienen sentido en los documentos profesionales. Preste atención a las mayúsculas e intente evitarlas en su documento.
El único momento en que puede ser apropiado poner una palabra en mayúsculas es en la primera frase de un párrafo.
Utiliza el color cuando sea útil
El color puede ser una forma excelente de mejorar drásticamente un documento. Sin embargo, tenga cuidado con la cantidad de color que utiliza.
También es importante tener en cuenta que no todo el mundo tiene un software que detecte el color. Es mejor utilizar el color con moderación.
Usa los estilos con cuidado
Los estilos son una forma práctica de cambiar el aspecto de tu documento. Sin embargo, debes tener cuidado de no utilizar demasiados estilos diferentes para un mismo documento.
Mantenga sus tablas simples
Las tablas son excelentes para mostrar información. Sin embargo, hay que mantenerlas lo más sencillas posible. Los lectores deben ser capaces de leer la información de la tabla sin necesitar una guía para interpretar los datos.
Incluye metadatos en sus documentos de Microsoft Word
Los metadatos son información sobre la información. Por ejemplo, puede incluir información básica sobre su documento, como el título, el autor y la fecha de creación. También puede incluir otra información, como una breve descripción del documento.
Los metadatos son útiles para los lectores porque pueden mejorar los resultados de las búsquedas y permitir que la gente encuentre documentos similares más fácilmente.
Los documentos son una parte fundamental de muchas profesiones. Tanto si vas a publicar un libro, como si vas a presentar una patente o publicar tu currículum, necesitarás crear documentos accesibles, bien organizados y eficientes con Microsoft Word. Con un poco de práctica, estarás creando documentos como estos en poco tiempo.