Cuando trabajas en hojas de cálculo de Excel a diario, es probable que tus documentos se vuelvan pronto desordenados y difíciles de manejar. Esto puede hacer que la colaboración con los miembros del equipo o la reorganización de su información le lleve mucho tiempo y sea frustrante.
Sabemos lo frustrante que es tener que pasar más de media hora buscando un archivo o intentando encontrar los datos correctos porque están dispersos en numerosas pestañas del documento.
Por eso vamos a compartir contigo estos consejos rápidos que te ayudarán a organizar tus hojas de cálculo de Excel de forma más rápida, limpia y eficiente.
Crear una ficha maestra
Cuando trabajas con documentos “calientes” a los que necesitas acceder rápidamente, querrás asegurarte de que estén visibles siempre que abras el archivo, a veces, cuando están enterrados dentro de una carpeta, pueden ser difíciles de encontrar.
Por eso es una buena idea crear una pestaña maestra en la que puedas mostrar todas las pestañas más utilizadas. De este modo, siempre estarán visibles, por lo que no tendrás que volver a buscarlas.
Mantener el mismo formato y color para todas las celdas dentro de tus hojas de cálculo de Excel
Para asegurarte de que tus documentos son fáciles de leer, utiliza un esquema de formato consistente.
Te recomendamos que utilices un tipo de letra estándar (Times New Roman o Arial) y que te asegures de mantener el mismo tamaño y color de letra en todo el documento.
Mantener los colores consistentes también te ayudará a rastrear visualmente los diferentes tipos de datos en tus hojas de cálculo, facilitando su lectura. Si trabajas con varios documentos y tienes que pasar de uno a otro con frecuencia, puedes utilizar el mismo esquema de colores para que sea más fácil identificar qué información pertenece a cada hoja de cálculo.
Uso del formato condicional
El formato condicional te permite aplicar diferentes formatos a tus celdas, utilizando una amplia gama de reglas.
Por ejemplo, puedes resaltar las celdas que tengan un valor por encima o por debajo de un determinado umbral, o aplicar un determinado formato a las celdas que estén dentro de un rango de fechas determinado.
Aplicando el formato condicional a determinadas celdas, puedes identificar visualmente la información que se sale de lo normal, o resaltar las celdas que contienen información crítica. Incluso si no se trata de información crítica, el formato condicional puede añadir interés a tus hojas de cálculo de Excel.
Crea atajos personalizados para las operaciones más frecuentes dentro de tus hojas de cálculo de Excel
Si utiliza con frecuencia en determinadas operaciones, como formatear celdas, añadir comentarios o insertar gráficos y tablas, puede ahorrar tiempo y esfuerzo creando atajos de teclado personalizados para estas acciones.
Puedes hacerlo tanto para los sistemas operativos Mac como Windows. De este modo, no tendrás que hacer clic en los menús cada vez que quieras realizar una determinada operación, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Organizar con pestañas para tus hojas de cálculo de Excel
Si trabajas en equipo, puedes guardar todos los documentos en una sola carpeta, pero esto dificulta encontrar lo que necesitas. Una mejor solución es crear carpetas individuales para cada persona, y luego añadir una pestaña para cada hoja de cálculo o documento en la carpeta compartida.
De este modo, puedes seguir fácilmente en qué está trabajando cada miembro del equipo y encontrar el archivo que necesitas de forma rápida y eficaz.
Mantener tus hojas de cálculo de Excel limpias y organizadas hará que sean más fáciles de leer, así como que sea más rápido y fácil encontrar la información que necesitas.
Si quieres sacar el máximo partido a tus hojas de cálculo de Excel, sigue estos consejos que te ayudarán a organizar tus hojas de cálculo, para que puedas pasar más tiempo trabajando y menos buscando la información que necesitas.