Cuando una persona se desempeña como gestor de inversiones en el sector público, un tema muy importante al momento de decidir la ejecución de una inversión es el periodo de ejecución. Para ello, se hace uso de cronogramas de ejecución en donde se considere no solo el tiempo de ejecución física, sino también la duración de los procedimientos administrativos que permitan su inicio y cierre. En estos cronogramas se pueden distinguir procesos pertenecientes a 03 grandes grupos: actos preparatorios, procedimiento de selección y ejecución.
GRÁFICO Nº 01: Grupos de procesos para la ejecución de una inversión
Cabe resaltar que dependiendo de lo que resulte del estudio o indagación de mercado o Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado (EPOM) se definirá realizar un procedimiento de selección, utilizar los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco o realizar compras menores a 8 UIT. Cada uno de ellos implica pasos y plazos muy distintos. Con el fin de ejemplificar el escenario más extenso, los procesos descritos a continuación corresponderán a un procedimiento de selección.
Los actos preparatorios inician luego de la incorporación de recursos por parte del pliego para la inversión. Aquí se suceden las etapas de envío del requerimiento al Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC), la indagación de mercado, la certificación presupuestal, la aprobación del expediente de contratación, la conformación del Comité de Selección y la aprobación de las bases. No existen plazos de ley para cada una de las etapas y van a depender de la eficiencia de la entidad. En circunstancias normales, no debería exceder de los 45 días hábiles.
GRÁFICO Nº 02: Duración de los Actos preparatorios (en días hábiles)
El procedimiento de selección inicia con la convocatoria e involucra las etapas establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado, algunas de las cuales tienen plazos de ley. Estas etapas son: formulación de consultas y observaciones; absolución de consultas y observaciones, e integración de bases; presentación de propuestas; evaluación y calificación de propuestas; buena pro; y consentimiento de buena pro. Adicionalmente, en este grupo se está considerando el perfeccionamiento o firma del contrato. En condiciones normales, y considerando el caso de una licitación pública o un concurso público – los procedimientos de selección más extensos –, todas estas etapas no deberían sobrepasar los 44 días hábiles.
GRÁFICO Nº 03: Duración del Procedimiento de selección en una Licitación Pública o Concurso Público (en días hábiles)
Fuente: Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
La ejecución inicia tras la suscripción del contrato con el postor ganador de la convocatoria y, dependiendo del objeto de la contratación (bien, servicio u obra), está conformada por las etapas de ingreso de los bienes, prestación del servicio o ejecución física de la obra, conformidad del producto o servicio recibido o recepción de la obra, pago al proveedor, prestador del servicio o contratista, liquidación del contrato, y cierre de la inversión. El plazo de esta etapa dependerá principalmente del periodo establecido en el contrato; no obstante, considerando el caso de una obra, desde la conformidad o recepción hasta el cierre de la inversión podrían transcurrir hasta 229 días calendarios.
GRÁFICO Nº 04: Duración de la Ejecución (en días calendario)
Fuente: Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Dado que de estos 03 grupos de procesos los actos preparatorios son los que más dependen de la eficiencia de la entidad, es recomendable prestar especial atención a su mapeo y cumplimiento. Esto ayudará a una mejor selección de la cartera de inversiones cuando se esté evaluando su ejecución, a alcanzar las metas de la programación multianual de inversiones y a cumplir las metas de ejecución presupuestal anuales y evitar que se reviertan recursos al Tesoro Público al fin de cada ejercicio presupuestal (31 de diciembre de cada año) en caso de no ser gastados (devengados).