Hoy en día, las herramientas digitales son esenciales para llevar a cabo todo tipo de tareas. Nos ayudan a facilitar y realizar operaciones y funciones más sofisticadas que de forma manual serían más complicadas. Esto mismo se aplica para las tareas de oficina y el conjunto de herramientas se le conoce como ofimática. Veamos más.
¿Qué entendemos por ofimática?
Lo primero es lo primero, definamos qué significa ofimática. La ofimática es un término general que describe los diferentes tipos de sistemas informáticos y software que se utilizan para recopilar, almacenar, transferir, modificar y utilizar digitalmente información de oficina para ejecutar tareas. En esencia, la ofimática ayuda a gestionar los datos.
La ofimática permite que los datos se muevan sin intervención humana. Dado que los humanos quedan fuera de la ecuación, no hay riesgo de error manual. Lo que una vez comenzó con una máquina de escribir se ha convertido en una miríada de herramientas electrónicas y de automatización que han cambiado la forma en que trabaja la gente.
Ofimática: conceptos básicos
Hay muchos aspectos diferentes de la ofimática, pero se pueden dividir fácilmente en las siguientes categorías:
– Almacenamiento de información: Esto incluye el registro de información, como formularios, documentos, archivos, imágenes y hojas de cálculo. El almacenamiento de información generalmente existe en formatos de procesadores de texto u hojas de cálculo, pero también puede ser más sofisticado, como registros en un CMS o una herramienta de software de automatización.
– Intercambio de datos: los sistemas permiten el intercambio de información en tiempo real, como máquinas de fax o correos electrónicos. Las herramientas de software de automatización también encajan en esta categoría, ya que puede compartir información fácilmente y enviar informes entre personas.
– Gestión de datos: la ofimática también debe ser fácilmente manejable entre diferentes partes e información relevante. Como tal, los sistemas de ofimática pueden manejar datos a corto y largo plazo, incluidos planes financieros, gastos de marketing, gestión de inventario, etc.
Microsoft Office: La suite de ofimática más conocida en el mundo
Microsoft Office es un conjunto mundialmente conocido de aplicaciones diseñadas para ayudar con la productividad y completar tareas comunes en una computadora. Puede crear y editar documentos que contengan texto e imágenes, trabajar con datos en hojas de cálculo y bases de datos, y crear presentaciones y carteles.
Algunas de las aplicaciones más conocidas son:
– Microsoft Word: Esta es una aplicación de procesamiento de texto. Permite al usuario configurar los atributos de un documento, como el diseño y los estilos del contenido, y agregar su contenido en una variedad de formas y formatos para producir documentos.
– Microsoft PowerPoint: se usa comúnmente para crear presentaciones usando diapositivas. Aunque a menudo se usa para hacer presentaciones simples con viñetas, tiene una variedad de características que pueden permitir una variedad de medios en su presentación.
También es una gran herramienta para crear pósters, ya que el tamaño de una diapositiva se puede cambiar para adaptarse a los tamaños de papel y luego las opciones de imagen se utilizan para crear carteles sin usar software de imágenes.
– Microsoft Excel: esta aplicación que se utiliza para crear y editar hojas de cálculo. Las hojas de cálculo se utilizan comúnmente para trabajar con conjuntos de datos que contienen texto y números y para generar gráficos y cuadros.
Fuentes: Microsoft y Techopedia.